Хүн төрлөхтөний И-Мэйлтэй харьцсан түүх 1971 оноос эхтэй гэж үзвэл Манай орны хувьд 1996 онд анх интернэтэд нэвтэрч тэр үеэс И-Мэйл ашиглаж эхэлсэн байх хэмээн таамаглаж байна. 1996-2019 он 23 жил бид и мэйл ашиглажээ.И мэйл бичих соёлын тухай хэдэн зөвлөмжийг таньд санал болгоё.

 Raymond Samuel Tomlinson гэх Америкийн програмист өнөөдрийн бидний ашигладаг И-Мэйлийн анхны програмыг 1971 онд Arpanet дээр  бий болгожээ. Реймонд Самуел Томлинсоныг И-Мэйлийг үүсгэн байгуулагч гэж үздэг.

1971-2019 он , тооцоолбол хүн төрлөхтөн И-Мэйлээр харилцаад 48 жилийг өнгөрөөсөн байна.

Оффисийн ажил хийдэг хийдгүйгээс  үл хамааран И-Мэйл бичих зайлшгүй шаардлагатай болсон учир И-Мэйл бичих соёлд зайлшгүй суралцах хэрэгтэй бөгөөд хүмүүс ихэвчлэн дараах зүйлүүдийг алддаг.

Асуудал 1: И-Мэйл гарчгийг зөв өгөхгүй байх

Олон И-Мэйл дундаас гарчгаар нь эрэмблээд унших тохиолдол таньд болон надад цөөнгүй гардаг. Магадгүй хэн нэгэн анх удаа И-Мэйл бичиж байгаа юм уу гэмээр өгүүлбэр гарчиг дээр бичсэн байдаг. Энэ үйлдэл нь асар бүдүүлэг бөгөөд та өөрийн И-Мэйлийн гарчигаа 4,5 үгнээс хэтрүүлэхгүй байх нь зөв. Аль болох  товч гарчиг өгөх нь таны бичгийн боловсролыг харуулдаг

Жишээлбэл: Ажилтан санал болгох тухай , 3-р улиралын тайлан, Уулзалт товлох тухай, Хариу хүсэх тухай гэх мэтээр

Асуудал 2: Эхлэл хэсэгт шууд асуудлаа бичих

“Энэ саналыг авсан боловч шийдэгдсэнгүй.” гэх мэт ямар ч үйл явдал болсон байсан , И-Мэйлийн эхэнд тухайн хүний амар мэндийг эрэх , тухайн хүнд хандсан байдлаар эхлүүлэх хэрэгтэй. Хүндэт Жаргал танаа , Өдрийн мэнд Жаргал , Greetings of the Day Ms, Madam, Dear , гэх зэргээр та И-Мэйл илгээж буй хүнээ маш сайн мэддэг байлаа ч ийм алдаа нь асар бүдүүлэг үйлдэлдээ тооцогдоно. Магадгүй хэвшил болвол ирээдүйд эхлэх томоохон бизнест ч саад болох боломжтой. Том зүйл жижгээс эхэлдэг.

Асуудал 3: Асуудлаа тойруулж хэлэх эсвэл хэлэхгүй байх.

Энэ И-Мэйлийн зорилго нь юу вэ гэдгийг И-Мэйл хүлээн авагч шууд ойлгохоор байх хэрэгтэй. Хэтэрхий их уянгын халил оруулахгүй байх нь зүйтэй.

Асуудал 4: Энэ ингэлээ , тэглээ ,борлуулалтын төлөвлөгөөндөө хүрсэнгүй гэсэн утгатай И-Мэйл

Гаргалгаа байхгүй. Ямар нэгэн асуудлын талаар бичиж буй бол асуудлынхаа араас өөрийн бодол, гаргалгааг бичих нь маш чухал байдаг.

Асуудал 5: И-Мэйлийн төгсгөл хэсэг байхгүй байх.

Ихэнх И-Мэйлүүдийг харахад хэзээ хариу өгөх нь тодорхой бус байдаг. Энэ асуудал дээр хэзээ хариулт хэрэгтэй байна. Түүнийгээ та И-Мэйл хариуг тэдэнд  өгнө үү гэх зэргээр тодорхой   бичих. Он сарыг оролцуулвал бүр сайн. Мөн төгсгөл хэсэгт Хүндэтгэсэн, Гүнээ хүндэтгэсэн гэж оруулах нь зөв.

Асуудал 6: И-Мэйлд хариу өгдөггүй ХҮМҮҮС

И-Мэйл бичээд л байдаг. Хариу байдаггүй. Хариу өгнө үү гэсэн 1,2 И-Мэйлийн дараа зарим тохиолдолд хариу өгнө. И -Мэйлийг уншаагүй байж магадгүй гэхээр уншсан байдаг.

Магадгүй таны энэ үйлдэл гудамжинд таньдаг хүн тань таараад “Сайн байна уу” гэхэд өөдөөс нь харж, харж байгаад чимээгүй явах үйлдэлтэй адил зүйл юм. Заавал И-Мэйлд нь  хариу өг.

Зарим тохиолдолд удирдлагаас ирсэн И-Мэйлд хариу өгдөг хэрнээ , мэргэжилтэнээс ирсэн И-Мэйлд хариу өгөхгүй байдаг.Энэ нь таныг имейл бичих соёлд суралцаагүйг илэрхийлдэг.